Κάθε φορά που μιλάμε για επεξεργαστές κειμένου στο Mac μας ή στο οικοσύστημα iOS, σκεφτόμαστε άμεσα το Σουίτα γραφείου ή σουίτα iWork , αλλά ξεχνάμε σχεδόν πάντα ένα πολύ σημαντικό, αυτό της Google. Εάν είστε ή έχετε υπάρξει μαθητής, σίγουρα έχετε χρησιμοποιήσει τη σουίτα Google για να κάνετε εργασίες για το γυμνάσιο ή το πανεπιστήμιο και σε αυτό το άρθρο θέλουμε να δώσουμε σε αυτήν τη σειρά εφαρμογών την αξία που της αξίζει, λαμβάνοντας 10 συμβουλές που μπορεί να μην γνωρίζετε για τα Έγγραφα Google, αλλά τι μπορείτε να κάνετε για να είστε πιο παραγωγικοί στη συσκευή σας iOS ή στην έκδοση Ιστού των Εγγράφων.
10 λειτουργίες που ίσως δεν γνωρίζετε για τα Έγγραφα Google
Στην καθημερινότητά μας επιδιώκουμε πάντα να είμαστε πιο παραγωγικοί και να έχουμε εφαρμογές και υπηρεσίες με πολλές λειτουργίες που μπορούν να ικανοποιήσουν όλες τις ανάγκες μας σε διάφορες πτυχές της ζωής μας. Θέλουμε να βοηθήσουμε αυτήν την εργασία με 1 0 χρήσιμες λειτουργίες στα Έγγραφα Google που μπορεί να μην γνωρίζετε .
Πριν ξεκινήσουμε, θέλουμε να σας υπενθυμίσουμε ότι τα Έγγραφα Google λειτουργούν σε συνεργασία με το cloud και γι' αυτό το συνιστούμε χρησιμοποίησε ένα VPN αν βρίσκεστε σε δημόσιο χώρο. Με ένα VPN μπορείτε να έχετε πολύ πιο ασφαλή σύνδεση και επομένως να εργαστείτε σε καλύτερο περιβάλλον.
Χρησιμοποιήστε πρότυπα για να δημιουργήσετε τα έγγραφά σας
Όπως ακριβώς έχουμε στη σουίτα του Office, στα Έγγραφα Google μπορούμε επίσης να χρησιμοποιήσουμε πρότυπα και τώρα είναι πιο εύκολο από ποτέ. Όταν μπαίνουμε σε docs.google.com , θα δείτε στην κεφαλίδα μια συλλογή προτύπων που μπορείτε να επεκτείνετε στην επάνω δεξιά γωνία. Μπορείτε επίσης να τα βρείτε στα Αρχεία > Άνοιγμα > Από πρότυπο.
Εδώ έχουμε διαφορετικά πρότυπα για να δημιουργήσουμε το βιογραφικό μας ή γράψτε μια επίσημη επιστολή Για παράδειγμα, αν κάνουμε αίτηση για μια θέση σε μεταπτυχιακό. Εάν είστε μαθητής, θα βρείτε επίσης διαφορετικά πρότυπα για να κρατήσετε τις σημειώσεις σας ή να γράψετε απίστευτα έργα για τα διαφορετικά θέματα. Για εμάς, φαίνονται ενδιαφέροντα πρότυπα που ελπίζουμε σταδιακά να βελτιωθούν.
Τα Έγγραφα Google ενσωματώνουν ένα πολύ καλό λεξικό
Ενώ κάνουμε τις σημειώσεις μας ή όταν κάνουμε μια εργασία στην τάξη, αμφιβάλλουμε για τη σημασία μιας λέξης. Μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τον ιστότοπο της ΡΑΕ, αλλά μπορούμε επίσης ανοίξτε το λεξικό που είναι ενσωματωμένο στην ίδια τη σουίτα Google.
Για να ανοίξουμε αυτό το λεξικό πρέπει απλώς να πατήσουμε Command + Shift + Υ , ή μεταβείτε στα Εργαλεία > Λεξικό. Αυτή η λειτουργία, η οποία είναι διαθέσιμη μόνο στην έκδοση Ιστού των Εγγράφων Google, είναι εξαιρετικά χρήσιμη και μας δίνει πολύ ακριβείς ορισμούς των λέξεων που πρέπει να συμβουλευόμαστε.
Χρησιμοποιήστε πρόσθετα για να δημιουργήσετε καλύτερα έγγραφα
Εάν τα εργαλεία των Εγγράφων Google δεν είναι αρκετά για εσάς, μπορείτε να στραφείτε σε πρόσθετα που έχουν ενσωματωθεί πρόσφατα στην έκδοση Ιστού των Εγγράφων. Απλά στη γραμμή εργαλείων Πρέπει να επιλέξουμε «Πρόσθετα» και μετά να πάμε στο «Λήψη πρόσθετων...».
Αυτήν τη στιγμή διαθέτουμε μια μεγάλη βιβλιοθήκη με πολύ ενδιαφέροντα πρόσθετα, όπως βιβλιογραφικά εργαλεία εάν κάνετε πανεπιστημιακές εργασίες ή εργαλεία για να κάνετε καλύτερα γραφήματα. Χωρίς αμφιβολία, ο αριθμός των δυνατοτήτων που έχει τώρα αυτή η σουίτα Google έχει τραβήξει την προσοχή μας.
Υπογράψτε εύκολα τα έγγραφά σας
Δεν είναι καθόλου ασυνήθιστο να πρέπει να υπογράφουμε συμβόλαια μέσω Διαδικτύου και να τα εκτυπώνουμε. Αυτό είναι δυνατό να γίνει εύκολα με τα Έγγραφα Google με την προσθήκη PandaDoc . Εάν έχετε ένα iPad ή ένα iPhone με αυτό το πρόσθετο, θα είναι πολύ εύκολο για εσάς να υπογράψετε τα έγγραφα χάρη στην οθόνη αφής, καθιστώντας την υπογραφή σας απόλυτα έγκυρη.
Η αποστολή φαξ με τα Έγγραφα Google είναι δυνατή
Εάν είστε πολύ νέοι, σίγουρα η λέξη «Φαξ» δεν σημαίνει τίποτα για εσάς, αλλά αν δεν έχετε ανακαλύψει ακόμα τον κόσμο του email, μπορείτε να τα χρησιμοποιήσετε. Δεν είναι απαραίτητο σήμερα να αγοράσετε φαξ για να στείλετε έγγραφα, αλλά μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το συμπλήρωμα Γεια σας Fax για να εκτελέσετε αυτή τη λειτουργία με σχετικά απλό τρόπο. Αν και παρακαλώ, γυρίστε τη σελίδα και μεταβείτε μόνιμα στο email.
Εργαστείτε εκτός σύνδεσης με τα έγγραφά σας
Δεν είμαστε πάντα συνδεδεμένοι στο δίκτυο, αλλά θέλουμε να εργαζόμαστε οπουδήποτε και παντού. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο η Google επέτρεψε τη δυνατότητα να έχουμε τα έγγραφα εκτός σύνδεσης στην εφαρμογή iOS στο iPhone και το iPad μας και να μπορούμε να τα επεξεργαστούμε ανά πάσα στιγμή όπως σε αεροπλάνο.
Στην εφαρμογή iOS πρέπει να πάμε στην επάνω δεξιά γωνία, στα τρία σημεία, και εδώ θα έχουμε διαφορετικές επιλογές. Ένα από αυτά, όπως μπορείτε να δείτε, είναι 'Διαθέσιμο εκτός σύνδεσης' . Εάν το ελέγξουμε, θα γίνει λήψη του εγγράφου και θα μπορέσουμε να εργαστούμε με αυτό στις συσκευές μας iOS.
Παραμείνετε ενήμεροι για τις επεξεργασίες εγγράφων
Σε πολλές περιπτώσεις πρέπει να κάνουμε κοινά έγγραφα με τους συμμαθητές ή τους συνεργάτες μας. Κάθε βήμα που κάνουν σε αυτά τα αρχεία θα καταγράφεται και αν κάποιος διαγράψει κάτι σημαντικό κατά λάθος, θα έχουμε τον ένοχο αμέσως.
Για πρόσβαση σε όλες τις τροποποιήσεις που έχουν γίνει σε ένα έγγραφο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την εντολή κλειδιού Command + Options + Shift + H.
Κάντε κοινές τηλεδιασκέψεις με τους συναδέλφους σας
Για να αντιμετωπίσετε ορισμένες πτυχές του προβλήματος, μερικές φορές είναι καλύτερο να το κάνετε με φωνή παρά μέσω μηνυμάτων. Γι' αυτό με το συμπλήρωμα UberConference μπορείτε να πραγματοποιήσετε ομαδικές διασκέψεις με όλους τους συναδέλφους σας για έγγραφα χωρίς να χρειάζεται να καταφύγετε στο Skype ή το FaceTime. Με αυτό, όλα μένουν στο σπίτι και βελτιώνεται η απόδοση της ομαδικής εργασίας.
Αν είστε λάτρης των γραμματοσειρών, η Google έχει περισσότερες κρυφές
Εάν είστε μανιακός της τυπογραφίας εγγράφων και οι γραμματοσειρές που προσφέρονται από τα Έγγραφα Google σας φαίνονται σπάνιες, σας συνιστούμε να εγκαταστήσετε την προσθήκη Εκτεταμένες γραμματοσειρές που θα σας επιτρέψει να έχετε μια μεγαλύτερη βιβλιοθήκη γραμματοσειρών Google. Η αλήθεια είναι ότι υπάρχει μεγάλη ποικιλία και δεν μας λείπει καμία, αν και ποιος ξέρει αν θα συνεχίσουν να είναι λίγα για εσάς.
Αυτές είναι οι δέκα συμβουλές που προσπαθήσαμε να είναι οι πιο ωφέλιμες για εσάς και όπως καταλαβαίνετε πολλοί από εμάς καταφεύγουμε στα αξεσουάρ. Αναμφίβολα, αν θέλετε να είστε πιο παραγωγικοί στα Έγγραφα, έχετε μια ευρεία συλλογή περιεχομένου για εκμετάλλευση σε αυτά τα πρόσθετα, τι περιμένετε για να το ανακαλύψετε;
